Comment optimiser la productivité de vos employés ?

Face à la compétition croissante, vous devez faire face et adopter les bons réflexes pour que votre activité reste rentable. Cela nécessite une attention de tous les instants. Voici quelques méthodes pour optimiser l’utilisation de vos employés.

Communiquer sur les objectifs

Chaque année, vous allez définir des objectifs pour chaque service ainsi qu’un budget prévisionnel de dépenses et de recettes. Il appartiendra ensuite au responsable de chaque organisation d’atteindre les objectifs tout en tenant le budget imparti. La phase de communication des objectifs est essentielle. Elle permet de clarifier les moyens alloués pour chaque priorité et de réaliser les derniers ajustements de façon concertée.

C’est également l’occasion d’un dialogue franc entre chaque employé et sa hiérarchie. Cet échange doit permettre de lever les doutes, de trouver des solutions aux problèmes récurrents mais aussi de tracer un avenir commun. Forts de ces informations, les employés pourront se mettre en ordre de bataille pour contribuer à leur niveau à ce que la société remplisse pleinement ses objectifs.

Suivre l’activité au quotidien

Chaque jour, l’employé passe un certain nombre d’heures sur tel projet ou telle activité. Ce temps peut s’avérer très variable d’un jour à l’autre suivant les priorités et les urgences à traiter. Chaque manager doit disposer d’une vision claire du temps passé sur chaque tâche. Cela permet ensuite d’allouer plus de ressources lorsqu’un projet prend du retard. C’est également important pour suivre la rentabilité des différentes activités et le cas échéant refacturer les imprévus aux clients.

Un logiciel de time tracking comme Mon Intranet permet de suivre au jour le jour le temps passé par chaque collaborateur de l’entreprise sur les projets de la société. Les employés renseignent très simplement des volumes horaires. Puis ces volumes sont consolidés par projet. Associés à un taux horaire, ils permettent d’avoir une idée claire du coût dépensé par l’entreprise sur chaque projet en temps réel.

Mettre en place des KPI

Le KPI est le key performance indicator. C’est le terme barbare utilisé pour parler des métriques. Les métriques permettent d’avoir un élément commun de mesure de la performance dans l’entreprise. Par exemple, vous pouvez fixer une métrique sur le taux de recouvrement des heures de chaque employé. En général, dans une entreprise qui fonctionne bien, les employés passent au moins 80% de leur temps sur des projets qui rapportent de l’argent à l’entreprise. En dessous, les coûts associés au salarié auront du mal à être couverts par les recettes qu’il génère de par son activité.

Une autre métrique peut être le respect des budgets sur un projet. Par exemple, vous pouvez allouer un nombre d’heures sur un projet. Chaque semaine, vous mesurez le volume horaire par rapport à votre prévision. Cela vous permet d’anticiper les éventuels dérapages. Dans ce cas, vous demanderez au client une rallonge budgétaire.