Vérifier un numéro de tva intracommunautaire est une procédure importante dans tout suivi comptable qui permet d’éviter bien des surprises au chargé de comptabilité le moment venu du contrôle fiscal. La commission Européenne propose une système de vérification gratuit pour authentifier son numéro de tva intracommunautaire rapidement. Coup d’oeil sur un outil pratique, mais pas sans défauts, le VIES.
VIES. Comment vérifier un numéro de tva en Europe
Le procédé VIES est un système lancé par l’Europe qui vous permet de surveiller rapidement la légitimité de votre numéro de tva intracommunautaire. Cet outillage s’articule à partir d’un identifiant d’entreprise classique (le siret) et réalise les recherches à partir des serveurs de chaque territoire membres de l’union européenne. Le dispositif VIES n’est pourtant pas sans bugs et autres déconvenues dommageables pour l’utilisateur. Après avoir inscrit les informations dans le formulaire qui convient, le système VIES vous proposera plusieurs réponses en fonction de la situation. Soit le numéro de tva sera homologué, soit le numéro sera invalidé par l’outil. L’erreur de authentification peut provenir de quelques raisons pas forcément obscures.
Vérifier l’existence réelle du numéro de tva
Tout d’abord, il se peut que le numéro de tva intracommunautaire n’existe tout simplement pas. Ensuite le numéro de tva intracommunautaire n’est peut-être pas tout à fait activé par la commission qui doit se gérer plusieurs milliers de demandes de façon quotidienne. Enfin, la 3ème solution serait simplement un bug utilisateur, dans le cas ou il eut tapé l’identifiant SIRET.
Identifier un numéro de tva avec VIES
Si le partenaire commercial déclare qu’il est déjà enregistré à la tva mais que le procédé VIES ne le certifie pas, il lui se recommandé de recommencer la procédure afin de valider l’approbation auprès de l’administration fiscale de son territoire, à savoir le pays ou est basé l‘entreprise.
Note sur les pays membre ampamp protection des données utilisateurs : Bonne nouvelle, les autorités fiscales en Europe ne communiquent pas les informations clés de ses utilisateurs et citoyens (nom, adresse…). Ainsi, les services concernés se contenteront uniquement de confirmer la validité du nom et de l’ adresse affiliée à un numéro de la taxe sur la valeur ajoutée en particulier. N’espérez donc pas leur tirer des informations et soyez rassuré quant au traitement de vos données (sur ce point seulement…)
Que faire si le système VIES ne réponds plus ?
Il arrive que VIES ne soit pas disponible, cela à cause de nombreuses MAJ des serveurs. Sachez toutefois que la Commission Européenne essaie de limiter et optimise les délais de traitement et de non disponibilité comme elle le peut. La patience sera donc votre meilleure allié si le système ne fonctionne pas.
Bien authentifier son numéro de tva
Gardez en tête qu’il demeure primordial de mettre en place un suivi des numéros de tva intracommunautaire pour votre comptabilité. Cela pour éviter les fraudes ou la complicité de fraude. Des experts en TVA intracommunautaires et en fiscalité d’entreprise peuvent vous aider à y voir plus clair et à optimiser les process. Le comptable responsable fera alors authentifier ses numéros de tva intracommunautaire de façon régulières et impartiales pour pouvoir travailler dans un environnement sain et sans conséquences négatives pour la suite. Avec un peu de recherche, vous trouverez de nombreux services autre que VIES sur le web pour authentifier la légitimité des numéros que l’on vous livre. Le plus simple est encore de tester plusieurs outils (gratuits et payants) afin de valider cette question. Bonne recherche !
Quelques outils pratiques pour vérifier un numéro de tva :
- numerotva.fr
- ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
- tva-intra.info